Nâng cao tính chuyên nghiệp và sự chính thức
Trong môi trường làm việc quốc tế, việc trao đổi qua email bằng tiếng Anh sẽ diễn ra hàng ngày. Điều này thể hiện tính chuyên nghiệp và sự xác thực thông tin một cách chính thức. Sử dụng ngôn ngữ chính xác, ngữ pháp rõ ràng và phong cách trang trọng trong email tiếng Anh sẽ giúp bạn tạo ấn tượng tốt đẹp với người nhận (có thể là sếp, đối tác hoặc khách hàng), truyền tải thông điệp hiệu quả và khẳng định vị thế của bản thân hoặc doanh nghiệp của mình.
Tăng cường sự hợp tác
Kỹ năng viết email tiếng Anh tốt là một lợi thế quan trọng khi bạn tham gia vào các dự án quốc tế hoặc hợp tác với đối tác nước ngoài. Email tiếng Anh giúp bạn dễ dàng trình bày ý tưởng, đề xuất giải pháp và đàm phán hợp tác một cách chuyên nghiệp, từ đó nâng cao khả năng thành công trong các dự án quốc tế.
1. Tiêu đề
Email không có tiêu đề có thể rơi vào mục spam và không được người nhận mở email. Tiêu đề ngắn gọn, đầy đủ sẽ thu hút chú ý của đối tác và thúc đẩy họ mở email, chẳng hạn như:
Subject: Important Information Regarding [Sản phẩm/Dịch vụ] (Thông tin quan trọng về [Sản phẩm/Dịch vụ)
Subject: Thank you letter for 5-year business partnership (Thư cảm ơn cho mối quan hệ hợp tác kinh doanh 5 năm)
2. Lời chào
Khi viết thư cho đối tác, hãy mở đầu thư một cách trang trọng như:
Dear + [chức danh/tên người nhận]
Ví dụ: Dear Mr. Jone hoặc Dear Hiring Manager…
Nếu người nhận có quan hệ thân thiết, bạn có thể viết lời chào một cách thân mật:
Hi/ Hello [Tên người nhận]
Ví dụ: Hi Emma
3. Giới thiệu bản thân và mục đích viết email
Sau khi gửi lời chào đến đối tác, bạn cần giới thiệu về bản thân và mục đích gửi email để người nhận có thể nắm sơ lược về thông tin của bạn và nội dung email.
Ví dụ: My name is Cindy, a Business Development Executive from Novaon Digital Company. I am writing this email to discuss some changes to our contract with you..
(Tôi là Cindy, nhân viên Phòng Phát triển Kinh doanh từ công ty Novaon Digital. Tôi viết email này để thảo luận với bạn về một số thay đổi trong hợp đồng của chúng ta).
4. Nội dung chính
Ở phần này, bạn hãy đi sâu vào những nội dung chi tiết liên quan đến lý do viết email được nêu bên trên. Bạn hãy đảm bảo trình bày thông tin một cách rõ ràng, mạch lạc, dễ hiểu, ngôn ngữ trang trọng và lịch sự. Để người nhận dễ đọc, bạn có thể chia nhỏ email thành các đoạn văn ngắn. Nếu có tài liệu/hợp đồng bạn muốn đối tác đọc, hãy đính kèm ở phần cuối email thay vì thể hiện toàn bộ vào nội dung email.
Ví dụ, thay vì viết “Please check it” thì hãy viết “Could you please take your time to check it?”.
5. Lời kết và ký tên
Sau khi trình bày nội dung email, đừng quên để lại lời chúc, lời cảm ơn đối tác đã dành thời gian đọc email và chữ ký bao gồm “Lời chào + tên + chức danh/công ty”. Phần lời chào rất đa dạng tùy thuộc vào người nhận email là ai, tuy nhiên, để trang trọng nhất dành cho đối tác làm ăn, hãy dùng các cụm từ như “Best regards, Warm regards, Yours sincerely, Yours faithfully”.
Ví dụ:
Have a good day!
Best regards,
Jennie
Trước khi gửi email, hãy kiểm tra thật kỹ càng để đảm bảo email không mắc các lỗi sau:
Không tiêu đề, không đính kèm tài liệu (nếu có)
Sai chính tả
Email dài dòng, có những thông tin không đúng trọng tâm
Dấu câu bừa bãi, không ngắt đoạn
Viết tắt
Sử dụng từ ngữ không thể hiện sự trang trọng của email (ngôn từ dùng trong giao tiếp)
Tuy đây chỉ là những lỗi nhỏ nhưng cũng có thể làm cho bạn thiếu chuyên nghiệp và mất điểm trong mắt đối tác.
Subject: TIKTOK ADS AGENCY OFFER LETTER
Dear Mr. Kim,
My name is Cindy, a Business Development Executive from Novaon Digital. I am writing to propose a partnership between Novaon Digital and Epink today.
We are a leading TikTok ads agency and an authorized partnership with TikTok. We specialize in renting TikTok Ads Accounts to help businesses like yours reach a wider audience and grow their presence on TikTok. We’ve served hundreds of thousands of customers in Asia and are now expanding globally.
We're looking to collaborate with professionals like you who are involved in TikTok Ads. We believe our TikTok agency account service could be a significant asset to your business.
I understand you might have some concerns or questions about our service. We value transparency and support, so please feel free to express any questions or concerns you might have. Our team is here to ensure you have all the information you need to make an informed decision.
Thank you for your time and consideration.
Have a nice day!
Sincerely,
Cindy
Trên đây là hướng dẫn viết email chuẩn form mà bạn có thể áp dụng. Ngoài ra, bạn có thể tham khảo khóa học tiếng Anh giao tiếp của EEC để nắm rõ hơn các cách viết email khác nhau và ứng dụng tiếng Anh trong cuộc sống hàng ngày và công việc.
--------------------------------------------------------------
Follow ngay EEC để không bỏ lỡ những thông tin hữu ích khác về phương pháp luyện phát âm và giao tiếp tiếng Anh nha!
Facebook: https://www.facebook.com/EECeducation.vn
Youtube: https://www.youtube.com/@eecenglish
Website: https://eecenglish.edu.vn/
Tác giả: Trịnh Thị Kim Chúc